Interne Unternehmensdaten zu Websites, Werbeplattformen, CRM-Systeme, Shops, Buchhaltung zusätzlich öffentliche Datenquellen zu Benchmarks, Studienergebnisse, Umfrageergebnissen... Für Unternehmen und ihre Ziele gibt es zahllose Quellen für potenziell stretegisch entscheidende Informationen.
Trotzdem treffen viele Unternehmen und Führungskräfte Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen, verspäteter Auswertungen, reiner Erfahrungswerte oder Bauchgefühl.
Business Intelligence schließt diese Lücke. Sie macht vorhandene Daten so zugänglich, dass daraus bessere Entscheidungen, effizientere Prozesse und ein klareres Bild des Erreichbarkeit der Unternehmensziele entstehen.
Die Vorteile zeigen sich in jedem Unternehmensbereich. Die Geschäftsführung kann Soll-Ist-Abweichungen in Echtzeit sehen. Das Marketingteam kann Kampagnen kanalübergreifend live vergleichen. Die Buchhaltung bemerkt fehlende Buchung live, statt bei Monatsabschluss. Und so weiter.
Der Weg dorthin ist dabei weniger aufwendig, als viele erwarten. Moderne Self-Service-BI-Lösungen ermöglichen es, erste Ergebnisse in Tagen statt Monaten zu erzielen.
Dieser Artikel zeigt die konkreten Vorteile von Business Intelligence in verschiedenen Bereichen und beschreibt jeweils, wie du sie in der Praxis erreichst. Ein kompakter Abschnitt zu Grenzen und Voraussetzungen rundet das Bild ab.
Fundiertere und schnellere Entscheidungen
Der grundlegendste Vorteil von BI. Entscheidungen basieren auf aktuellen, vergleichbaren Daten statt auf Vermutungen, veralteten Berichten oder Einzelbeobachtungen.
Ohne BI stützen sich viele Entscheidungen auf Erfahrung und punktuelle Informationen. Das funktioniert in stabilen Situationen, aber sobald sich Rahmenbedingungen ändern (z.B. durch neue Kanäle, steigende Kosten, verändertes Kundenverhalten) fehlt die Datengrundlage für schnelle Korrekturen.
Mit BI werden Entscheidungen vergleichbar und nachvollziehbar. Soll-Ist-Vergleiche zeigen, ob Maßnahmen wirken. Trends werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden. Und weil die Zahlen allen Beteiligten zugänglich gemacht werden können, basieren Diskussionen auf denselben Grundlagen statt auf unterschiedlichen Einschätzungen.
So hilft BI bei Entscheidungen
Diese entscheidende Vorteil entsteht grundlegend durch dieses Vorgehen:
- Konkrete Ziele definieren
- Ergebnis- und Treiber-Kennzahlen bestimmen
- Prozesse, Maßnahmen und Mitarbeiter identifizieren
- Gezielte Anpassungen
- Überwachen und optimieren
Das ist eine stark vereinfachte Version des Vorgehens. Mehr Infos zu diesem Vorgehen gibt es z.B. in BI Strategie entwickeln und Daten und KPI in BI.
Statt BI direkt im ganzen Unternehmen einzuführen, sollte ein Pilotprojekt gestartet und die Einführung dann ausgeweitet werden.
Weniger Aufwand für Kontrolle, Berichte und Anaylse
Das Erstellen von Berichten ist ohne BI-Lösung mit regelmäßigem Aufwand verbunden. Die Daten sind über verschiedene Tools, Tabellen und Zugänge verteilt. Sie händisch zusammengetragen und aufbereitet werden, bevor sie geteilt werden können. Entscheidern fehlt der schnelle Zugriff, um sie bei Entscheidungen zu berücksichtigen.
Die richtige BI-Lösung ändert das. Berichte werden einmal angelegt und können als Live Ansicht intern und extern geteilt werden. Manuelles Zusammentragen und Aufbereiten der Daten entfällt und wird durch automatisierte Datenübertragung abgelöst.
Jeder mit Zugriffs- und Bearbeitungsrechten kann eigenständig auf die Daten zugreifen, Analysen durchführen oder Anpassungen machen. Keine Betreung durch Data Engineers oder IT notwendig.
Eine Marketing-Managerin verbrachte jeden Montagmorgen zwei bis drei Stunden damit, Zahlen aus Google Analytics, Google Ads, dem Newsletter-Tool und dem Shop-System zusammenzutragen. In regelmäßigen Meetings wurden diese Zahlen der Geschäftsführung berichtet.
Nach der Umstellung auf die BI-Lösung entfällt dieser manuelle Aufwand der Berichtserstellung. Die Geschäftsführung hat live Einblicke in die Daten. Es wird weniger Zeit für das Berichten benötigt und es bleibt mehr Zeit für strategische Ausrichtung.
Die Zeit gewonnene fließt in die Analyse und Optimierung laufender Kampagnen.
Vorgehen für das automatiseren von Berichten
- Bereiche mit hohem Berichtsaufwand identifizieren
- Datenquellen für die Berichte in die BI-Lösung integrieren
- Berichte anlegen und ggf. Zugriffrechte verwalten
- Die interaktiven live Berichte mit den Interessensgruppen teilen
Eine zentrale Datenbasis statt verteilter Datensilos
Ohne zentralisierte Dateninfrastruktur sind die Unternehmensdaten über die Fachbereiche verteilt. Sie sind verstreut in Anwendungen, Tabellen und benutzerspezifischen Konten. Meist ohne das andere Bereiche überhaupt von der Existenz wissen.
Durch die BI-Lösung sind stattdessen alle Unternehmensdaten in einer zentrale Cloud-Infrastruktur gespeichert, lassen visualiseren, filtern und teilen. Admins erhalten Einsicht und Verwaltungsrechte der unternehmensweiten Daten. Diese sind bei entsprechenden Rechten von jedem Gerätetyp abrufbar.
Besseres Zusammenspiel im Team
BI schafft eine gemeinsame Datenbasis. So weiß jeder Bereich um die eigenen Leistungen, bei Bedarf auch um die der anderen Bereiche.
Das beduetet: Marketing und Vertrieb messen ihre Zusammenarbeit anhand gemeinsamer Kennzahlen. Die Geschäftsführung verweist im Teammeeting auf dasselbe Dashboard, das auch die Abteilungsleitung nutzt. Ergebnisse und Ergebnistreiber sind für alle sichtbar und alle können ihre (Zusammen-)Arbeit anhand dessen Optimieren. Nicht nur für die Person, die den Report erstellt hat.
Das verändert auch die Unternehmenskultur. Wenn Ergebnisse transparent und nachvollziehbar sind, verschiebt sich der Fokus von Meinung zu Messung. Ziele werden greifbarer, Erfolge nachvollziehbar und Handlungsbedarf frühzeitig sichtbar.
BI dem gesamten Team zugänglich machen
Sandbank erlaubt unbegrenzte interne Nutzer, statt nach Sitzen abzurechnen. Gib deinen Mitarbeitern Zugänge und steuere über Zugriffsverwaltung wer auf welche Daten zugreifen darf.
Lass die Dashboards durch die Abteilungsleitungen so einrichten, dass Ergebis- und Treiber-Kennzahlen nachvollziehbar sind. So bekommen auch ihre Mitarbeiter das selbe Verständnis wie sie konkret die Ergebnisse verbessern können.
Binde BI in die wiederkehrenden Prozesse ein z.B. Strategieplanung, Teambesprechungen, Berichterstattung.
Die stärkste Wirkung entfaltet BI dort, wo Zahlen nicht nur erhoben, sondern regelmäßig besprochen und in Maßnahmen übersetzt werden.
Business Intelligence ohne Data-Engineering
Self-Service Business Intelligence Lösungen machen Business Intelligence zugänglich und intuitiv. Verwendete Softwares sind in wenigen Klicks integriert, Tabellen hochgeladen und Dashboards aus professionellen Vorlagen erstellt.
Moderne Self-Service Business Intelligence Lösungen sind nicht mehr auf eigene Daten- und IT-Teams und eigene Infrastruktur angewiesen. Cloud Lösungen aus der EU machen Business Intelligence zugänglich und anfängerfreundlich. Interne und externe Daten lassen sich zentral speichern, verwalten und visualisieren.
Organisations-, Rollen- und Zugriffsverwaltung, erste Dashboards in Klicks, intuitive Drag and Drop Bedienung und unbegrenzte interne Nutzer.
Alles als einziges Abo. Keine zusätzlichen Mitarbeiter oder aufwendiger Eigenbetrieb einer Infrastruktur notwendig.
Vorteile von BI nach Bereichen
Business Intelligence kann sehr breit eingesetzt werden. Erfassung und Einsicht in Daten geben Management wie auch Mitarbeitenden Klarheit darüber, welche Maßnahmen zu Erfolg führen und welche nicht. Es folgen einige Beispiele wie BI in verschiedenen Rollen und Bereichen unterstützen kann.
| Fachbereich | Typischer Vorteil durch BI | Beispiel-Kennzahlen |
|---|---|---|
| Geschäftsführung | Übersichtliche Zusammenfassungen der Bereiche, Soll-Ist-Abweichungen in Echtzeit, Entscheidungen auf gemeinsamer Datenbasis | Umsatz nach Bereich, Planabweichung, Gewinnmarge, Mitarbeiterzufriedenheit |
| Bereichsleitung | Steuerung des eigenen Teams anhand aktueller Ergebnisse und Treiber, schnelleres Erkennen von Engpässen | Zielerreichung, Teamauslastung, Durchlaufzeiten |
| Marketingleitung | Kanalübergreifender Vergleich, Budgetallokation auf Basis tatsächlicher Performance | Kanal-ROI, Cost per Lead, Kampagnen-Conversion |
| Marketing (operativ) | Kampagnenperformance ohne manuelles Zusammentragen, Echtzeit-Feedback auf Maßnahmen | Klickrate, Impressions, Kosten pro Klick, organischer Traffic |
| Vertriebsleitung | Pipeline-Transparenz, Forecast-Genauigkeit, datenbasiertes Coaching einzelner Teammitglieder | Pipeline-Volumen, Win-Rate, Forecast vs. Ist, Abschlussquote nach Region |
| Vertrieb (operativ) | Eigene Aktivitäten und Ergebnisse einsehen, von Top-Performern lernen, Engpässe im Prozess erkennen | Erstkontakte, Reaktionszeit, gebuchte Termine, Angebot-zu-Abschluss-Quote |
| Finanzen und Controlling | Laufende Soll-Ist-Vergleiche statt Monatsberichte, Verknüpfung von Finanzdaten mit operativen Kennzahlen | Deckungsbeitrag, Liquiditätsreichweite, Kostenstellenabweichung, Budgetverbrauch |
| Kundenservice | Bearbeitungszeiten und Zufriedenheit messen, wiederkehrende Probleme identifizieren, Eskalationen reduzieren | Erstlösungsquote, durchschnittliche Bearbeitungszeit, Kundenzufriedenheit (CSAT), Ticketvolumen |
| Personalwesen | Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuation und Einsatzplanung im Blick, Recruiting-Effizienz bewerten | Fluktuationsrate, Time-to-Hire, Krankenstand, Schulungsquote |
| Einkauf und Beschaffung | Lieferantenvergleich, Preisschwankungen erkennen, Abhängigkeiten transparent machen | Liefertreue, Einkaufsvolumen pro Lieferant, Preisentwicklung, Bestellhäufigkeit |
| Logistik und Lager | Lagerbestände optimieren, Engpässe frühzeitig erkennen, Lieferzeiten auswerten | Lagerumschlag, Lieferzeit, Bestandsreichweite, Fehllieferungsquote |
| Produktion | Auslastung und Ausschuss überwachen, Wartungszyklen planen, Qualitätskennzahlen tracken | OEE, Ausschussquote, Maschinenauslastung, Durchlaufzeit |
| Projektmanagement | Budgetverbrauch und Zeitaufwand pro Projekt vergleichen, Ressourcenengpässe erkennen | Projektmarge, Soll-Ist-Stunden, Auslastung pro Mitarbeiter |
| E-Commerce | Shop-Performance kanalübergreifend messen, Warenkorbwert und Retouren analysieren | Conversion-Rate, durchschnittlicher Warenkorbwert, Retourenquote, Customer Lifetime Value |
| Agentur (Kundenreporting) | Mandantenfähige Dashboards für Kunden, Reporting-Aufwand reduzieren, Performance transparent machen | Kanalperformance pro Kunde, Budgetausschöpfung, Kampagnen-ROI |
Nicht jeder Bereich muss oder sollte sofort abgedeckt werden. Es empfiehlt sich, dort zu starten, wo der größte positive Einfluss möglich ist und bei Erfolg Schritt für Schritt weitere Bereiche einzubinden.
Fazit
Business Intelligence macht Unternehmensdaten nutzbar. Für bessere Entscheidungen, weniger Berichtaufwand, kanalübergreifende Transparenz und ein stärkeres Zusammenspiel im Team. Vorteile können sich über alle Bereiche erstrecken.
Ein typisches BI Pilotprojekt startet so:
- Einen Bereich mit dem größten Hebel identifizieren
- Die wichtigsten Datenquellen verbinden
- Ein erstes Dashboard aufbauen und in bestehende Prozesse einbinden
- Feedback einholen, optimieren und bei Erfolg auf weitere Bereiche ausweiten
Klein starten, Nutzen belegen, dann ausbauen.
Wer den Nutzen systematisch aufbauen will, findet im Artikel (siehe BI-Strategie entwickeln) einen konkreten Fahrplan. Für den schnellen Einstieg ohne eigene Infrastruktur bietet (siehe Self-Service BI) eine Orientierung.
Alle Daten. Ein System.
Kontakt
Paul Zehm
Gründer von Sandbank