Ideale BI-Software auswählen

Business Intelligence Tools verarbeiten und visualisieren letztendlich Daten, um gründliche Analyse und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. Wenn die richtigen Daten den richtigen Personen als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung gestellt werden, kann das ein enormer Wettbewerbsvorteil sein.

Dafür muss sich für Art der BI-Lösung und für einen konkreten Anbieter entschieden werden. Im Kern geht es darum, klar die eigenen Ziele und Anforderungen zu definieren und anhand derer zu entscheiden. Dabei sollte sowohl kurz- als auch langfristig geplant werden.

Ein Tool, das für ein 2-Personen-Startup perfekt ist, kann für einen 5.000-Mitarbeiter-Konzern völlig ungeeignet sein. Was für eine Marketing-Agentur brillant funktioniert, passt nicht zwingend für ein produzierendes Unternehmen.

Wir werden jetzt Schritt für Schritt das empfohlene Vorgehen zur Identifikation der passensten Lösung durchgehen.

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Am Ende des Artikels gibt es eine übersichtliche Tabelle, welche die wichtigsten Entscheidungskriterien zusammenfasst.

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Was ist ein BI-Tool und welche Arten gibt es?

Grundsätzlich sind BI-Tools Plattformen oder Werkzeuge, welche eingesetzt werden, um Daten zu speichern, zu bereinigen, aufzubereiten, zu verbinden, zu visualisieren und zu teilen. Dabei wird zunächst zwischen den klassischen Business Intelligence Softwares und Self-Service BI Anwendungen unterschieden.

Klasssiche BI-Software und Prozesse:

Dieser Ansatz besteht darin, sich ein eigenes Datensystem aufzubauen, zu verwalten und über externe Tools zu visualisieren. Bei diesem technischen Prozess werden die Daten intern gespeichert, verarbeitet und visualisiert.

Das erfordert entsprechende Infrastruktur, Know-How und Arbeitskräfte. Beteiligte Abteilungen und Positionen sind hierbei die IT, Datenengineers und Datenanalysten.

Die Daten kommen dabei beispielsweise aus der Erfassung interner oder externer Software. Sie müssen bereinigt und aufbereitet werden und dann werden sie in der Regel in internen Datenbanken gespeichert. Über ein Visualisierungstool werden die Daten für die Anwender und Entscheider zugänglich gemacht.

Der intitiale und laufende Aufwand bei diesem Vorgehen ist groß: Hardwarekomponenten müssen vorhanden sein, Datenbanken eingerichtet, automatische Imports eingerichtet, die Daten müssen bereinigt werden.

Dann müssen sie an die Visualisierungssoftware angebunden werden und dort zu sinnvollen Berichten zusammengestellt werden. Dafür kann dieser Prozess frei auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden. Es gibt quasi keine Grenzen an Arten von Berichten.

Self-Service Business Intelligence:

Ein Self-Service Business Intelligence Tool ist eine All-in-one Lösung. Die Daten werden über eine Anwendung importiert, gespeichert und visualisiert. Es Bedarf keiner eigenen Architektur, nur eines Abos.

Diese Tools sind darauf ausgelegt, dass sie unabhängig von der IT eingerichtet und genutzt werden können. Drag and Drop Bedienung, automatisierte Datenimports und professionelle Dashboardvorlagen sorgen für schnelle Einrichtung und unkomplizierte Bedienung. Es ist ohne Vorkenntnisse einrichtbar und nutzbar.

Die Daten können auch hier aus interner oder externer Software importiert werden. Zusätzlich sind häufig XLSX und CSV Import möglich. Bereinigung, Speicherung und Datenschutz werden von der Self-Service Anwendung übernommen. Die Visualisierung findet ebenfalls in dieser Anwendung statt.

Hier sind Einrichtung und Betrieb mit sehr viel weniger Aufwand verbunden. Dashboards können in Klicks eingerichtet sein, wenn die entsprechenden Daten vorhanden sind. Außerdem ist der Einführungs- und Schulungprozess, sowie Regeln und Richtlinien umso wichtiger, wenn jeder frei mit seiner Daten arbeiten kann.

Es muss darauf geachtet werden, dass die Self-Service Lösung den Ansprüchen gerecht wird. Sie muss die entsprechenden Daten verarbeiten können und auf die gewünschte Art darstellen können. Speziellere Anforderungen sollten mit in den Bewertungskatalog aufgenommen werden.

Wofür sollte man sich entscheiden?

Um klar zwischen diesen Varianten entscheiden zu können, sollte zuerst eine Business Intelligence Strategie für das eigene Unternehmen entwickelt werden. Ziele, Anforderungen, Ressourcen und Dateninventar sollten die Ausschlaggebenden Kriterien sein.

Unabhängig vom Tool muss die Grundlage stimmen

Unabhängig von Toolasuwahl muss geplant werden welche Daten im Business Intelligence Porzess analyisert werden sollen und wo diese herkommen.

Beim Self-Service BI müssen diese Daten nicht selbst gespeichert, aufbereitet und verwaltet werden. Aber sie müssen erfasst und importiert werden, um dann in der Software genutzt werden zu können.

Es empfiehlt sich einen Plan mit vier Ebenen zu erstellen:

1. Welche Ziele wollen wir mit BI erreichen?
2. Welche Prozesse und Kennzahlen priorisieren wir dabei?
3. Wie erfassen wir die entsprechenden Daten?
4. Wie binden wir BI aktiv in die Prozesse ein?

Z.B. können Umsatzzahlen über eine Buchhaltungssoftware, eine interne Software Lösung oder auch eine Exceltabelle kommen.

Wo fange ich an, um die beste BI-Lösung zu finden?

Zunächts brauchen wir eine Bestandsanalyse. Folgende Fragen sollten geklärt werden, damit weitere Recherche und Planung darauf aufbauen kann:

1. Welche konkreten Ziele werden mit Business Intelligence verfolgt?

Transparenz in die internen Prozesse und Ergebnisse ist ein wichtiges Ergebniss von Business Intelligence. Damit konkreter Mehrwert entsteht sollten aber stattdessen konkrete Ziele entwickelt, priorisiert und verfolgt werden.

Es ist sehr empfehlenswert zuerst die BI Strategie mindestens im groben zu planen und festzulegen, statt direkt nach Anbietern zu recherchieren.

2. Wie tief integrieren wir BI und wie priorisieren wir dabei?

Es sollte bestimmt werden wo Daten als Entscheidungsgrundlage den größten Nutzen bieten und danach priorisiert werden. Grundsätzlich sollte klein gestartet und bei Erfolg ausgeweitet werden.

Für einen Vertriebsmitarbeiter kann es sehr nützlich und förderlich sein Nachrichtenanzahl, Antwort- und Abschlussrate einsehen zu können. Die Geschäftsführung wird aber insgesamt vermutlich mehr Einfluss auf das Gesamtergebnis des Betriebs haben.

Welche Daten benötigen wir?

Moderne Softwares bieten in der Regel Schnittstellen, um die Daten an externe Systeme zu übertragen. So können Daten aus Buchhaltungs-, CRM-, ERP-, Webanalyse-, Social Media- oder sonstigen Services meist problemlos genutzt werden.

Egal ob klassische BI oder Self-Service, die Daten müssen irgendwo erfasst werden. Es ist empfehlenswert ein Verzeichnis zu erstellen, welche Daten für die Ziele benötigt werden, ob sie bereits vorliegen und um welche sich noch gekümmert werden muss.

Kriterienkatalog

Anhand dieses Kritierienkatalogs können Self-Service BI Anwendung ebenso wie klassische Strukturen bewertet werden, um die beste Lösung für die individuelle Situation zu finden. Im ersten Durchgang empfiehlt es sich die Themen anhand der individuellen Ziele und Anforderungen zu gewichten. Im nächsten Schritt jede Kategorie pro Anbieter bewerten und sie so vergleichbar machen.

Bei Bedarf können und sollten zusätzlich K.O. Kriterien bestimmt werden z.B. Datenschutz oder Kosten.

Anwendungsfälle idealer BI-Architektur und Tools

Hier stellen wir vereinfachte Beispiel-Situationen und Herangehensweisen an die Auswahl der idealen BI-Lösung vor.

1. BI für Marketing-Agenturen: Schnelle und interaktive Kundenreports

Die Mitarbeiter einer Marketingagentur verbringt viel Zeit damit Kundenreportings händisch aufzubereiten. Dafür müssen sie Daten aus E-Mailkampagnen, organischen und bezahlten Social Media Kampagnen, zu SEA, Webanalysesoftware manuell herunterladen. Dann bereiten sie die Daten auf, berinigen und filtern sie und erstellen daraus individuelle PDF Berichte.

Anhand dieser Ziele und Anforderungen haben sie Self-Service, Datenintegrationen, Funktionalität, Nutzerfreundlichkeit, Rollenverteilung und Teilen als besonders hoch gewichtete Kritierien identifiziert.

Phase 1: Die Zeit für Kundenreportings soll um mindestens 50% reduziert werden. Folgeschritte nach Erfolg sind bereits geplant, zu diesem Zeitpunkt noch ohne absolute Ziele:

Phase 2: Interne Marketingkampagnen sollen den Marketingmangern in einer zentraler Übersicht visualisiert werden, damit sie besser steuerbar sind.

Phase 3: Kennzahlen der individuellen Vertriebsaktivitäten sollen jedem Vertriebsmitarbeiter und gesammelt dem Manager zur Verfügung gestellt werden, um von einander zu lernen.

Phase 4: Buchhaltung und Controlling sollen angebunden werden, um auch hier Aufwand für Reportings zu verkürzen und die Flexibilität der Reportings weiter zu steigern.

Das Team entscheidet sich für eine Out-of-the-box Self-Service Anwendung, die im Teamplan pro Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung 109€ kostet und folgendes bietet:

• Für sie relevante Daten lassen sich automatisiert per Oauth einlesen
• Vorgefertigte Templates für besonders schnelles Setup
• Intuitive Drag and Drop Bedienung sorgt für einfache Individualisierung
• Rechteverwaltung erlaubt Steuerung, wer welche Daten sehen kann
• Kunden können über einen Betrachter Account die Dashboards live einsehen und damit interagieren, aber nicht bearbeiten.

2. BI im Start-up: Agilität und Flexibilität

Ein Saas-Software-Startup will Business Intelligence von Anfang an tief in das Unternehmen einbinden, um über alle Fachbereiche hinweg Livekennzahlen für optimierte Entscheidungsfindung zur Verfügung zu stellen. Viele Bereiche sind erst noch im Aufbau und die verwendeten technischen Lösungen noch nicht final.

Kritsche Geschäftsentscheidungen sollen so live bewert- und auswertbar sein. So sollen Fehlinvestiotionen schnell erkennt und die besten Investitionsmöglichkeiten identifiziert werden. Eine Breite Integrationsfähigkeit modernen Lösungen ist ihnen wichtig.

Self-Service, Kosten, Support, Funktionalität, Nutzerfreundlichkeit, Performance und Ausstieg haben sie als besonders hoch gewichtete Kritieren festgelegt.

Phase 1: Die Geschäftsführung will live Einsicht in die Vertriebs- und Marketingdaten haben, um das Budget in der kritischen Wachstumsphase agil in den erfolgreicheren Kanal zu investieren. Die Abteilungsleiter sollen anhand dieser Liveeinsicht alle Entscheidungen und Aktivitäten ihres Teams auswerten, bewerten und optimieren. Der ROI beider Kanäle soll dabei um 20% gesteigert werden.

Phase 2: Für die Entwickler sollen Nutzerverhaltensdaten ihrer Anwendung visualisiert sein, um besser zu verstehen wie sich die Nutzer verhalten und wie die weitere Entwickelt priorisiert werden sollte.

Phase 3: Die Supportanfragen sollen über das selbe System dargestellt werden, mit dem Ziel die Nutzerzufriedenheit zu überwachen, zu optimieren und Churn zu reduzieren.

Phase 4: Die Websitebesucher und SEO-Maßnahmen sollen überwacht werden, ebenso wie die Cold-Mailing-Ergebnisse. Erkenntnisse was dabei besonders gut funktioniert sollen gesammelt und im Team geteilt werden.

Das Team entscheidet sich für den Starter-Plan einer Self-Service all-in-one Lösung, welches eine klare Abo-Kostenstruktur mit 55€ pro Sitz pro Monat bei jährlicher Zahlung anbietet. Sie bietet folgende Punkte:

• Eine klare und gut strukturierte Dokumentation zur Anwendung
• Supportreaktionszeiten sind mit < 3 Werktagen geregelt
• Alle Dashboards sind über einen zentralen Team-Arbeitsbereich zugänglich
• Per Rollenverwaltung steuerbar, wer welche Dashboards und Zahlen sehen kann
• Hohe Dashboard-Performance auch mit vielen Daten in wenigen Sekunden
• Möglichkeit, alle verbundenen Daten gebündelt oder gezielt zu exportieren

3. Enterprise (500+ Mitarbeiter): Complience und Skalierbarkeit

Ein Großkonzern möchte BI stärker vorantreiben. Sie haben bereits einige Bereiche in einen BI Prozess integriert, sind aber ingsesamt unzufrieden mit der Lösung und planen einen Wechsel, statt Ausbau.

Sie haben bereits ein umfassendes Datenbank-System. Bei Dashboard Erstellung sollen zwingend ihre strengen Vorgaben beachtet und sie nicht ohne Prüfung eigenständig angepasst werden. Statt All-in-one Lösung suchen sie ein Visualisierungs-Tool, um ihre Daten darzustellen.

Sie haben Kosten, Sicherheit, Datenintegrationen, Rollenverwaltung, Governance und Datenschutz als besonders stark gewichtete Faktoren bestimmt.

Statt nur dem Management Dashboards zur Verfügung zu stellen, sollen Mitarbeiter Zugriff und Einsicht in Ihre Performance bekommen. Ihre Arbeitszeit soll so um 20% Effektiver werden, bei 15% höheren Ergebnissen.

Phase 1: Die bestehnden BI Prozesse werden auf die neue Lösung integriert.

Phase 2: Als Pilotphase erfolgt die Einführung zunächst in einer Abteilung. In Umfragen und Meetings wird der Prozess und die Ergebnisse besprochen. Anhand dessen wird die weitere Einführung geplant und optimiert.

Phase 3: Die Lösung wird weiter auf die geplanten Abteilungen ausgeweitet. Ein didiziertes Datenteam kümmert sich um das Speichern, Bereinigen, Verwaltet und Importieren der Daten sowie das Einrichten der verinheitlichten Dashboards. Die IT-Abteilung unterstützt die Nutzer bei Problemen.

Sie entscheiden sich für ein Visualisierungtool, welches die Daten ihrer Infrastruktur verwendet. Sie zahlen ca 10€ pro Nutzer pro Monat für dieses Tool. Es bietet ihnen:

• Günstiges Nutzbarmachen ihrer bestehnden Strukturen
• Ihre IT kümmert sich weiterhin um die hohen Sicherheitsstandards ihrer Datenserver
• Die Lösung unterstützt die Integration ihres Datenbanksystems, sodass sie alle Daten nutzen können
• Über Rollen wird gesteurt welche Mitarbeiter auf welche Dashboards und Daten zugreifen können
• Ihr bereits vorhandenes Governance System z.B. bezüglich Qualität und Definitionen wird weiter verwendet
• Sie verwalten weiterhin eigenständig die Datenschutzstandards ihrer Architektur

Fazit

Welches das beste BI-Tool ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Ziele müssen festgelegt werden, Herkunft der Daten muss bedacht und Bewertungskritieren definiert und gewichtet werden.

Anahnd der Ziele lässt sich meist schnell klären, ob eher eine Self-Service oder eine klassische BI Lösung infrage kommt. Anhand eines klaren Bewertungskatalogs lassen sich unterschiedliche Anbieter unkompliziert miteindander vergleichen.

Weiter im BI-Guide

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