Self-Service Business Intelligence bedeutet vereinfacht gesagt, dass jede Person ohne Vorkenntnisse und mit wenig Aufwand professionelle Übersichten erstellen kann. Die Daten werden aus verwendeten Anwendungen und internen Quellen automatisiert importiert, aufbereitet und sind bereit für die Darstellung.
Entsprechend ist keine eigene Abteilung zum Erstellen von Berichten mehr notwendig. Führungskräfte, Fachabteilungen und einzelne Mitarbeitende bekommen live Einsichten in die unternehmensweiten Geschehnisse und Ergebnisse und können darauf basierend bessere Entscheidungen treffen.
Flexible Darstellungs- und Filteroptionen bieten dabei die notwendige Tiefe. Rollenfunktionalitäten erlauben es, Zugänge so einzuschränken, dass bestimmte Daten nur ausgewählten Mitarbeitenden oder auch Kunden zugänglich gemacht werden können.
Wie viel wurde im letzten Quartal für X ausgegeben? War Ausgabe Y sinnvoll? Was können wir aus Ausgabe X und Ausgabe Y lernen und für zukünftige Entscheidungen ableiten?
Dieser Artikel richtet sich an Selbstständige und Unternehmen, die diese Vorteile des Self-Service BI für sich nutzen möchten. Er erklärt, wie es funktioniert, wie der Ablauf aussieht und gibt ergänzende Informationen sowie eine Starthilfe.
Inhalt
Wichtigste Aussagen
- Self-Service BI macht Business Intelligence für jeden erschwinglich und ohne Vorwissen nutzbar.
- BI führt zu schnelleren, risikoärmeren Entscheidungen mit nachhaltig besseren Ergebnissen.
- Der BI-Zyklus führt zu kontinuierlichem, proaktivem Erkennen von Engpässen, Chancen und Trends.
Ist Self-Service BI ohne Vorkenntnisse machbar?
Daten externer Dienstleister können bei modernen Plattformen automatisiert importiert werden.
Alle größeren Plattformen wie Suchmaschinen (Google, Bing, …), Social Media (Instagram, LinkedIn, …) sowie spezialisiertere Plattformen wie CRM-Systeme (Attio, HubSpot, …) oder Buchhaltungsplattformen (SevDesk, Lexware, …) stellen kostenlos auslesebare Daten bereit.
Mit wenigen Klicks sind die Daten in einer Self-Service Business Intelligence Anwendung verfügbar, idealerweise lassen sie sich direkt auf professionellen Dashoard-Vorlagen betrachen und auswerten.
Bei Bedarf können auch Daten interner Plattformen oder manuell gepflegte Daten aus Excel- oder CSV-Dateien eingepflegt werden.
Welche Vorteile bietet Self-Service Business Intelligence?
Das kommt ganz auf den Anwendungsfall an. Es gibt zum einen allgemeingültige Vorteile, darüber hinaus gibt es für verschiedene Interessengruppen gesonderte Vorteile:
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Grundsätzlich bietet Self-Service Business Intelligence die selben Vorteile wie jede andere Art von Business Intelligence auch.
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Zu nahezu jedem Bereich des Unternehmens lassen sich nützliche Daten sammeln, die dabei das eigene Unternehmen zu optimieren. Ziele können z.B. bessere Prozesse, klarere Entscheidungen und zufriedenere Mitarbeiter eingesetzt sein.
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Geschäftsführer: Keine manuell erstellten Berichte verschiedener Bereiche mehr notwendig. Die Aktivitäten und Ergebnisse der verschiedenen Bereiche sind live einsehbar und gezielt filterbar.
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Marketing: Konsolidierte Übersicht aller Quellen. Kein Hin- und Herspringen zwischen Plattformen, kein manuelles Zusammentragen von Daten und kein aufwendiges Vergleichen und Filtern zwischen Quellen oder Zeiträumen.
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Agenturen: Kunden erhalten einen eigenen Zugang und können jederzeit auf ihre Daten zugreifen und filtern.
Selbstverständlich hängen die konkreten Vorteile immer von der Qualität der Umsetzung ab.
Der Geschäftsführer kann live die Erfolgskennzahlen der Abteilungen einsehen. Marketing sieht live die Erfolge ihrer Kampagnen. Controlling sieht live Übersichten der Ein- und Ausgänge.
Was sollte eine Self-Service Business Intelligence Anwendung bieten?
Daten lassen sich einfach verbinden. Im Idealfall bietet die BI-Software viele native Schnittstellen. Das bedeutet, dass Daten mit wenigen Klicks bereitgestellt werden.
Häufig liegen zusätzlich interne Daten aus internen Systemen oder manuell gepflegten Quellen vor. Auch dafür sollte idealerweise die Möglichkeit zum Verbinden dieser Daten bestehen.
Speicherung und Aufbereitung der Daten. Viele große BI Anwendungen fungieren als Visualisierungsanwendung. Sie sind darauf ausgelegt, die selbst verwalteten Daten darzustellen.
Eine Self-Service Anwendung übernimmt diese Prozesse. Es ist nicht notwendig die Daten selbst zu speichern, bereinigen und zu verwalten.
Vorlagen für Dasbhoards und Berichte. Aufbau und Inhalt der Dashboards oder Berichte sind entscheidend dafür wie viel Mehrwert diese bieten.
Professionelle Vorlagen nehmen diese Hürde ab und sparen dabei extrem viel Zeit. Da Anforderungen unterschiedlich sind, sollten sich diese aber bei Bedarf einfach anpassen lassen.
Rollenverwaltung und einfaches Teilen. Unternehmensdaten haben unterschiedliche Interessengruppen. Es sollte einfach sein die Dashboards aus der Anwendung intern und extern zu teilen.
Außerdem sollte die Möglichkeit bestehen sensible Daten und bestimmte Aktionen bestimmten Nutzern vorzubehalten und anderen zu verbieten.
Für wen ist Self-Service Business Intelligence relevant?
Idealerweise sollte jede entscheidende Person Zugriff auf möglichst aktuelle Daten haben, um auf dieser Grundlage Entscheidungen zu treffen.
Folglich ist Self-Service Business Intelligence für jeden Selbstständigen, jeden Geschäftsführer, jede Abteilungsleitung und jeden ausführenden Mitarbeiter relevant.
Self-Service BI bietet dabei nicht nur die Möglichkeit, eigenständig bessere Entscheidungen zu treffen, sondern darüber hinaus auch diese Entscheidungen vor internen oder externen Stakeholdern zu validieren.
Idealer Ablauf der Arbeit mit einer Self-Service BI Lösung
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Gut planen
Was sind die wichtigsten Geschäftsprozesse? Wo haben wir bereits Daten vorliegen? Wo wird bereits mit Daten gearbeitet? Wo können Daten am besten unterstützen? Wo werden häufig wichtige Entscheidungen getroffen? Wo hat die Qualität der Entscheidungen die größten Auswirkungen?
Solche Fragen helfen, die Bereiche mit dem größten Mehrwert durch Self-Service Business Intelligence zu bestimmen.
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Klein starten
Kleinere Pilotprojekte helfen dabei, Startschwierigkeiten zu identifizieren und bei der Ausweitung direkt mit einzuplanen.
Es empfiehlt sich, den Prozess einige Wochen zu begleiten, Fragen zu klären, anzuleiten und vor breitem Ausrollen zu optimieren.
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Optimieren
Nach der ersten Einrichtung kann und sollte die Anwendung selbst und die Prozesse dahinter weiter beobachtet und bei Bedarf angepasst werden.
Die Anwender sollten direkt in die Optimierung einbezogen werden. Sie wissen am besten, wo es im Prozess hakt oder welche Kennzahlen ihnen fehlen bzw. sie nicht brauchen.
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Ausbauen
Nach Erfolg erster Anläufe gibt es verschiedene Ansatzpunkte für Ausbau: breitere Datenerfassung, mehr Datenquellen, mehr Zugänge, mehr Geschäftsbereiche.
Zusätzlich können z. B. automatisierte Berichte versendet oder Benachrichtigungen für bestimmte Berichte eingerichtet werden.
Klare Ziele zu definieren (z. B. Kosten in Prozess X um Y % senken, Kundenzufriedenheit im Bereich Z steigern) hilft, die richtige Business-Intelligence-Strategie zu finden.
Fazit
Jederzeitiger Zugang zu aktuellen Kennzahlen ist für Entscheider ein entscheidender Vorteil.
Die Self-Service-Variante bietet den Vorteil, dass jeder unkompliziert sofort mit seinen Daten loslegen kann.
Das ermöglicht schnellere, objektivere und bessere Entscheidungen und kann zu großem Wettbewerbsvorteil werden.
Es ist empfehlenswert, klein dort zu beginnen, wo der Nutzen am größten ist, und Schritt für Schritt bei Erfolg auszubauen.